Постоянное представительство в Италии: когда продавец создаёт налоговый риск

EOR снимает с вас обязанности работодателя в Италии. Но он не решает автоматически другой вопрос — налоговый: может ли деятельность вашего сотрудника создать для вашей компании постоянное представительство (stabile organizzazione) в Италии. Это общий обзор, а не налоговая консультация.

Что такое постоянное представительство  

Постоянное представительство — понятие налогового права и соглашений об избежании двойного налогообложения. Если иностранная компания ведёт бизнес в стране через постоянное место деятельности или через лицо, которое заключает от её имени договоры, часть её прибыли может облагаться налогом в этой стране.

Важно: трудовой договор с EOR не отменяет этот вопрос. Решающее — что сотрудник делает.

Почему продавцы — частая причина  

Риск чаще всего возникает, когда сотрудник:

• регулярно заключает договоры от имени вашей компании;
• ведёт переговоры до финального этапа, а головная компания подписывает формально;
• работает из офиса или склада, которые находятся в распоряжении вашей компании.

Подготовительная работа — другое дело  

Деятельность подготовительного или вспомогательного характера обычно не создаёт представительства: исследование рынка, поиск контактов, реклама, поддержка клиентов, сбор информации. Инженер, который пишет код для вашего продукта, — тоже обычно не риск. Но границы зависят от фактов и от соглашения между Италией и вашей страной.

Частые ошибки  

1. Давать продавцу право подписи. Самая прямая дорога к риску.
2. Называть его «директором филиала» на визитках и сайте, когда филиала нет.
3. Арендовать офис на имя головной компании и работать там постоянно.
4. Не проверять соглашение об избежании двойного налогообложения между Италией и вашей страной.

К чему может привести представительство  

• Налог на прибыль, отнесённую к представительству, в Италии.
• Обязанности по регистрации и отчётности.
• Штрафы и проценты, если представительство выявлено задним числом.

Как управлять риском  

• Разделите полномочия. Договоры подписывает головная компания; сотрудник готовит и сопровождает сделки.
• Пропишите роль. В трудовом договоре и описании должности — что сотрудник не уполномочен заключать договоры.
• Документируйте процесс. Где и кто принимает решение о сделке.
• Не держите офис на имя компании без оценки.
• Проверьте соглашение между Италией и вашей страной. [review: соглашения Италии с KZ, UZ, KG, AM, GE, AZ, RS]
• Обратитесь к налоговому консультанту до начала продаж, а не после.

Практичный подход  

1. На этапе проверки рынка — сотрудник ищет клиентов и ведёт переговоры, договоры подписывает головная компания.
2. Когда продажи растут — оцените с консультантом, не пора ли открыть итальянскую компанию.
3. Если открываете — переведите сотрудника туда, и продажи пойдут через итальянское юрлицо.

Итог  

EOR решает трудовую сторону, налоговую оценку вашей деятельности в Италии нужно сделать отдельно. Для большинства первых наймов — разработчиков, инженеров, поддержки — риск низкий. Для продавцов с полномочиями — заметный. Подробнее — в статье о переходе на своё юрлицо и на странице продажи и экспорт .

Вопросы, которые задают компании  

Создаёт ли риск разработчик, который работает из дома в Италии? Как правило, разработка продукта для головной компании не считается заключением договоров и обычно не создаёт представительства сама по себе. Но если разработчик ведёт клиентские проекты и согласует условия с клиентами — оценка может измениться.

Помогает ли то, что работодатель — EOR? EOR решает вопросы трудового права. Налоговая оценка смотрит на функции, которые человек выполняет для вашей компании. Поэтому сам факт работы через EOR не снимает вопрос о представительстве.

Что если у нас есть дистрибьютор в Италии? Независимый дистрибьютор, который покупает и перепродаёт от своего имени, обычно не создаёт представительства. Ваш сотрудник, который управляет отношениями с дистрибьютором, — тоже обычно нет, если не подписывает договоры за вас.

Когда обращаться к консультанту? До найма продавца с широкими полномочиями, до аренды офиса и до первых крупных контрактов в Италии.

Будет ли представительство, если сотрудник ездит на выставки? Участие в выставках и поиск клиентов само по себе обычно относится к подготовительной деятельности. Решающим остаётся вопрос, кто и где заключает договоры.

Чек-лист перед наймом продавца  

1. Определите, кто подписывает договоры — только головная компания.
2. Пропишите полномочия сотрудника в описании роли.
3. Не используйте должность «директор филиала» без филиала.
4. Проверьте соглашение об избежании двойного налогообложения.
5. Зафиксируйте, где принимаются решения о ценах и условиях.
6. Пересматривайте схему каждый год, когда растут продажи.

Что сделать сейчас  

Опишите, какие решения о сделках принимает ваш будущий сотрудник в Италии, а какие — головная компания. Этот короткий документ понадобится и консультанту, и нам при составлении описания должности. Если описание показывает, что сотрудник фактически заключает договоры, стоит изменить роль до найма, а не после.

Вопросы о вашей конкретной схеме продаж можно задать нам: мы подготовим описание роли и передадим его вашему налоговому консультанту.